Erstellen eines Vorgangs #

Nachdem Sie einen Einzelkontakt gespeichert haben, werden Ihnen noch einmal die dokumentierten Daten angezeigt. In der geöffneten Ansicht können Sie den „Plus“-Button in der Kachel Meine Vorgänge (siehe roter Kasten) anklicken.

In dem geöffneten Fenster können Sie Informationen zur Beratung dokumentieren. Die verfügbaren Felder sind je nach zuvor dokumentierten Daten und Konfiguration unterschiedlich. Um welche Art der Beratung es sich handelt können Sie im vorbelegten Feld Art des Vorgangs erkennen.

Erinnerung: Innerhalb der Vorgänge werden Ihre Beratungsgespräche festgehalten. Bei einer Beratung werden Sozialdaten erfasst und der Datenschutz geklärt. Durch die Beratung soll der Ratsuchende in die Lage versetzt werden, die Fragestellungen, die Thema der Beratung sind, weiter selbständig zu bearbeiten. Eine Beratung beinhaltet immer ein Beratungsgespräch (auch telefonisch).

 

Beratung

Die Art des Vorgangs ist mit „Beratung“ vorbelegt und kann von Ihnen nicht abgeändert werden. Dieser Vorgang wird erstellt, wenn

• der betroffene Kontakt keinen Anspruch auf eine Pflegeberatung nach § 7a SGB XI hat
• der Klient diese trotz Anspruch nicht wünscht

• für Ihre Einrichtung keine Pflegeberatungen vorgesehen sind

Klicken Sie die Checkbox Erstkontakt an, wenn es sich um das erste Beratungsgespräch handelt. Diese Angabe ist wichtig, da oftmals zwischen Erstkontakten oder wiederkehrenden Kontakten unterschieden wird.

Sie können nun die Themen der Beratung festhalten und durch Speichern sichern.

Es können beliebig viele Vorgänge der Art Beratung für einen Klienten erstellt werden.

Hinweis: Ist eine Beratung, eine Pflegeberatung nach § 7a SGB XI bzw. ein Fallmanagement notwendig, so wird in der Software eine Klientenakte angelegt. Ein Klient wird nur einmal im System erfasst, alle weiteren Termine, Beratungen, Informationen innerhalb der Beratung und Entwicklungen werden als einzelne Vorgänge zu diesem Klienten dokumentiert.

 

Umgang mit Angehörigen

Die Dokumentation der Beratungsgespräche und Beratungssituationen mit Angehörigen wird folglich einmal beschrieben:

Schritt 1: Anlage des Klienten
Sofern die datenschutzrechtliche Einwilligung vorliegt, wird der Einzelkontakt der pflegebedürftigen Person mit der Adressart = Klient angelegt.

Schritt 2: Verknüpfen des Klienten mit einem Angehörigen
In der Leseansicht des Klienten können Sie über das Aktionsmenü eine Verknüpfung mit einem Einzelkontakt herstellen. Darin klicken Sie dann das Plus-Symbol für einen neuen Einzelkontakt. In diesem Einzelkontakt definieren Sie die Adressart = Angehöriger und dokumentieren die Stammdaten des Angehörigen.

Schritt 3: Dokumentation der Beratungsgespräche
Die Beratungsgespräche werden weiterhin als Vorgänge des Klienten dokumentiert. Dass das Gespräch selbst aber mit den Angehörigen stattfand, wird über eine Angabe in einem bestimmten Feld dokumentiert:

•  Persönlicher Kontakt = Angehörige
•  Klientengruppen = Angehörige/Bekannte/Kontaktpersonen
•  Persönlicher Kontakt = Angehörige

Schritt 4: Verknüpfen der Angehörigen im Vorgang
Innerhalb des Beratungsgesprächs können Sie den Angehörigen auch verknüpfen. Diese Verknüpfung selbst wird in der Kachel „Verknüpfte Kontakte“ im Vorgang dargestellt. Zudem erscheint dann der Vorgang auch im Kontaktdatensatz des Angehörigen in der Gruppe „Verknüpfte Vorgänge“.

 

Pflegeberatung nach § 7a SGB XI

Hinweis: Wenn Sie eine Pflegeberatung dokumentieren wollen, die Art des Vorgangs aber als Beratung angezeigt wird, kontrollieren Sie im betroffenen Einzelkontakt, ob in der Kachel Pflegebedürftigkeit die relevanten Werte eingetragen sind und die Checkbox deaktiviert ist. Sie können dies vor Erstellen eines Vorgangs noch anpassen.

Erstberatung

Dieser Vorgang wird erstellt, wenn

• ein Pflegegrad in der Kachel Pflegebedürftigkeit dokumentiert wurde
  und/oder
• der Status Pflegegrad in der Kachel Pflegebedürftigkeit als beantragt dokumentiert wurde und/oder
• eine Pflegeberatung nach § 7a SGB XI beantragt wurde (Checkbox aktiviert wurde) und
• folgende Checkbox nicht aktiviert ist

In einer Erstberatung können Sie die Situation des Klienten genauer beschreiben und die spezifischen Hilfe- und Unterstützungsbedarfe ermitteln.

Wird eine Pflegeberatung ausgelöst und der Vorgang Erstberatung angelegt, ändert sich ein Wert in der Kachel Kontakt automatisch. Bisher war dort der Status = Abgeschlossen zu sehen. Besitzt ein Klient den Status = Aktiv, bedeutet dies, dass er sich im Prozess einer Pflegeberatung befindet. Sobald der Status abgeschlossen ist, ist die Pflegeberatung bereits beendet oder der Klient hat keinen Anspruch auf eine Pflegeberatung nach § 7a SGB XI.

Durch Speichern sichern Sie diesen Datensatz in CareCM und können nun die Ziele und Maßnahmen für die einzelnen Hilfe- und Unterstützungsbedarfe definieren, sowie Termine für die Wiedervorlage und weitere Beratung setzen.

Siehe Ziele und Maßnahmen

Siehe Termine

Folgekontakt

Ein Folgekontakt wird erstellt, wenn

• im System hinterlegt ist, dass bereits eine Erstberatung stattgefunden hat

Diese Beratung dient häufig zur Überprüfung des Versorgungsplans und der Besprechung bereits erreichter Ziele. Nachdem Sie diesen Datensatz gespeichert haben, können Sie die Ziele und Maßnahmen im Versorgungsplan überarbeiten.

Siehe Ziele und Maßnahmen

Hinweis: Nach der Erstberatung mit Erstellung von Zielen und Maßnahmen muss mindestens ein Folgekontakt dokumentiert werden um diese Ziele schließen zu können. Empfehlenswert ist jedoch, jeden Folgekontakt einzeln zu dokumentieren, da diese auch in die Statistik fließen. Nicht jeder Folgekontakt führt zwingend zu der Schließung eines Zieles.

 

Wenn alle Ziele erreicht wurden, wird die Pflegeberatung automatisch abgeschlossen, was auch im Status des Kontakts sichtbar wird. Das Datum des zuletzt erreichten Ziels wird als Abschlussdatum der Pflegeberatung angezeigt. Zusätzlich wird das Datum der letzten Zielerreichung als Datum „Beendigung des Vorgangs“ im Vorgang angezeigt. Dieses Datum kann somit nur bei Vorgängen der Art Erst- oder Wiederholungsberatung erscheinen.

Wiederholungsberatung

Eine Wiederholungsberatung ist notwendig, wenn

• der Klient mit neuen oder aktualisierten Fragestellungen vorstellig wird

Wenn Sie nach einer abgeschlossenen Pflegeberatung einen neuen Vorgang anlegen, wird diese als weiterer Folgekontakt vorbelegt. Um eine erneute Pflegeberatung zu starten, müssen Sie in dieser Checkbox einen Haken setzen:

Sobald Sie die Checkbox aktiviert haben, ändert sich Ihre Ansicht und die Art des Vorgangs wird auf „Wiederholungsberatung“ gesetzt. Nun werden Ihnen die bereits bekannten Felder der Erstberatung angezeigt. Darin dokumentieren Sie nun die neuen Informationen zur geänderten Bedarfslage des Klienten.

 

Typische Probleme bei Vorgängen in der Pflegeberatung

• Erstberatung/Wiederholungsberatung startet nicht
  • Es wurde kein Anspruch für eine Pflegeberatung nach § 7a SGB XI erkannt oder die Checkbox „Klient wünscht keine Pflegeberatung nach § 7a SGB XI“ ist weiterhin aktiv.
• Nachdem eine Erstberatung erstellt wurde, öffnet sich kein Versorgungsplan bzw. die Benutzer können keinen Folgekontakt erstellen
  • Der Fehler liegt hier in der Dokumentation. Die Richtlinie zur Pflegeberatung fordert in jeder Erst-/Wiederholungsberatung mindestens ein Ziel. Solange dies nicht im System dokumentiert wurde, wird der Plus-Button zur Anlage weiterer Vorgänge ausgeblendet.
  • Das Problem kann daher an der fehlenden Dokumentation von Hilfe- und Unterstützungsbedarfen liegen oder eben an den noch fehlenden Zielen.
• Ein Ziel kann nicht geschlossen werden
  • Ziele können erst dann abgeschlossen und erreicht werden, wenn im Rahmen der Pflegeberatung mindestens ein zweiter Kontakt erfolgt ist. Auch dies ist von der Richtlinie zur Pflegeberatung gefordert. Sollten Sie also keine Möglichkeit haben die Felder zu Zielerreichung in einem Ziel zu dokumentieren, dann fehlt der Folgekontakt. Sobald ein zweiter Kontakt im Rahmen der Pflegeberatung existiert, werden Ihnen auch diese Felder angezeigt.
• Der Klient bleibt auf Aktiv
  • Solange ein Klient aktiv ist, befindet er sich in einer Pflegeberatung, für welche noch offene Ziele bestehen. Wechseln Sie also in den Versorgungsplan und prüfen Sie die noch offenen Ziele. Sobald alle offenen Ziele abgeschlossen sind bzw. eine Zielerreichung dokumentiert wurde, dann wird sich der Status auf abgeschlossen ändern.
• Plus-Button bei den Vorgängen fehlt
  • Sobald der Plus-Button in der Kachel “Meine Vorgänge” nicht angezeigt wird, bedeutet dies, dass in dem vorangegangenen Vorgang (welcher eine Erst- oder Wiederholungsberatung war), noch kein Ziel verknüpft wurde. Sobald dies nachgetragen wurde, erscheint auch wieder das Plus-Zeichen.
  • Dies ist eine Vorgabe der Richtlinie der Pflegeberatung nach § 7a SGB XI, welche mindestens ein Ziel fordert.

Hinweis: Wenden Sie sich an Ihren Administrator oder den Support, wenn Sie keinen Zugriff auf den Papierkorb haben.