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Mit der Funktion Dokumente erstellen können Sie zu jedem Datensatz-Typ ein oder mehrere Dokument anlegen.
Hinweis
- Die Funktion Dokument erstellen ist nur dann verfügbar, wenn für den entsprechenden Datensatz-Typ eine Dokumentenvorlage vorhanden ist.
- Dokumentvorlagen können nur Administratoren anlegen.
Sie können sowohl einzelne Dokumente als auch mehrere Dokumente erstellen.
Dokument für einen Datensatz #
- Öffnen Sie einen Datensatz im Lesemodus sowie das Aktionsmenü (Drei-Punkte rechts oben).
- Wählen Sie Dokument aus Vorlage erstellen.
- Das Fenster Dokument erstellen öffnet sich.
- Wählen Sie die gewünschte Vorlage.
- Wenn für den Datensatz-Typ nur eine Vorlage vorhanden ist, wird das Feld Vorlage automatisch ausgefüllt.
- Wählen Sie das gewünschte Dateiformat. Zur Wahl stehen Microsoft Word und Adobe PDF.
- Klicken Sie auf Erstellen. Das Dokument wird angelegt und mit dem zuvor geöffneten Datensatz verknüpft. Das Stichwort des Dokuments setzt sich aus dem Namen der Vorlage, dem Namen des Quelldatensatzes und dem aktuellen Datum zusammen. Dies kann angepasst werden.
- Wenn Sie ein Word-Dokument erstellt haben, können Sie das Dokument bei Bedarf bearbeiten.
Dokument für mehrere Datensätze #
Für mehrere Datensätze können Sie entweder mehrere Dokumente erstellen oder eine Liste mit den Daten der markierten Datensätze. Die Einstellungen dafür legt der Administrator fest.
- Öffnen Sie eine Ansicht.
- Markieren Sie alle Datensätze, deren Daten in das Dokument übertragen werden sollen.
- Öffnen Sie das Aktionsmenü und wählen Sie Dokument aus Vorlage
- Das Fenster Dokument erstellen öffnet sich und Sie wählen die gewünschte Vorlage.
- Wenn für den Datensatz-Typ nur eine Vorlage vorhanden ist, wird das Feld Vorlage automatisch ausgefüllt.
- Klicken Sie auf Erstellen. Je nach Einstellungen in der Vorlage wird entweder ein Dokument oder mehrere Dokumente erzeugt.